支店の電話を廃止して本社外線に一本化し内線接続する方法

システムお役立ち情報 2023年11月9日

会社によっては、本社だけでなく支店や工場などの拠点が、本社とは離れた場所にある場合があります。

そういった支店や工場などの拠点で、外線電話を廃止し、本社の外線1本にまとめ、本社で受けた外線を、離れた場所の拠点の電話に内線電話で転送できる方法があります。

支店や工場などの拠点の外線電話を本社で1本化することで、電話代が安くなり、電話スタッフは本社のみで良くなり、拠点では無駄な外線電話を取らなくて済みます。

その方法の一つとしておすすめなのが、本社や拠点をVPN接続し、IP電話化する方法です。

本社と拠点のVPN接続による拠点間の内線電話化

少し難しい用語が出てきたので、簡単にご説明いたします。

VPNとは、バーチャル・プライベート・ネットワークの略で、インターネット回線を仮想のプライベートネットワークとして利用することで、情報が外部に漏れにくくするという接続方法です。外部に情報が洩れたらいけない場合でも、外部からVPN接続することで、ファイルサーバのデータを共有することができます。

VPN接続したい拠点間をVPNルータと言われる特殊なルータを導入し、拠点間にVPNを構築します。

そして、VPNルータにSIPサーバと言われる、音声を音声パケットに変換し、インターネット回線で送受信ができるようにする機械を接続します。

そして、音声パケットはVPNを通って拠点に届き拠点の音声パケット対応電話機（LAN接続の電話）で音声に変換され、内線通話ができるようになります。また、拠点からVPN経由で外線をかけることもでき、その場合は、相手側の電話に本社の電話番号が表示されます。

このような電話の音声をインターネット回線で送受信する電話のことを、IP電話と言います。

VPNを導入するとどのような料金がかかるのか？

VPN接続をしたい場合は、VPNルータを設置したりSIPサーバやそれに対応したビジネスフォン端末を導入するための初期費用がかかります。

本社や拠点では、インターネット回線を契約しているので、それをそのまま利用することができます。ただし、インターネットプロバイダによっては、回線が混雑していて、音声が悪い場合もあります。その場合は、プロバイダを変更する手間と料金がかかるかもしれません。

ビジネスフォン端末を使用しなくても、パソコンをSIPサーバに接続して、専用アプリをインストールすると、パソコンをビジネスフォンとして利用することもできます。その場合は、イヤホンマイクを購入する程度の料金がかかりますが、ビジネスフォン端末の代金は必要ありません。

拠点のIP電話化による外線廃止はどういった企業におすすめか？

このようにVPN接続を利用して、拠点の電話を廃止することは、電話のコスト削減をしたい企業様に多いことは確かですが、他にも理由があります。

拠点に誰もないことが多い企業

当社でご相談が多いのは、昼間に拠点の担当者が外出していることが多い企業様です。

拠点の外線電話を廃止し、本社で1本化します。そして、担当者は外出しているので、担当者が持っている携帯電話を内線化して、本社の外線電話を受けられるようにします。

工場の生産性を高めるために外線に出ないようにしたい企業

次に多いのが、工場にかかってきた外線を本社で受けたい場合です。

工場と本社が同じ敷地内にあれば、内線電話で接続しやすいことです。ところが、工場と本社が異なった場所にある場合には、内線接続ができません。そこで、VPN接続の登場です。

工場では、生産に集中したいので、本当に重要な電話のみを受けたいのですが、営業の電話がかかってきて、作業を中断させなければいけない場合もあります。

工場の外線電話を廃止して、本社の外線電話に1本化することで、本社の電話スタッフが本当に大事な電話なのかを判断し、工場に内線電話で連絡することができます。内線電話を受けた工場のスタッフは、本社にかかってきた外線電話を転送で受けることができます。

また、工場スタッフが客先や仕入先に外線をかける場合は本社経由でかけることになり、客先や仕入先には本社の電話番号が表示されます。

このように、VPN接続による内線電話化をした工場では、作業効率の向上を図りつつ、工場には電話担当を置く必要がなくなり、外線電話の契約も必要なくなり、FAXだけにしてもよいと思います。

また、工場の担当者に携帯電話を持たせておき、その携帯電話が工場のWi-Fi接続ができる範囲にあれば、本社から内線接続もできます。工場のスタッフが携帯電話を持っていれば、電話機を置く必要がありません。

ただし、工場のWi-Fi接続ができない外部で内線電話を受けたい場合は、クラウドPBXというサービスを利用しないといけないので、年間数千円のライセンスフィーがかかります。

本社の外線電話1本化の流れ

本社以外の拠点の外線電話を廃止し、本社の外線電話で1本化する場合の流れをご説明いたします。

最初に、本社と拠点にVPNルータを設置し、拠点間をVPN接続ができることを確認します。

VPNの敷設ができたら、本社のVPNルータにSIPサーバを接続します。

SIPサーバが導入されると、電話線が従来の電話線の他にLANケーブルで電話が使えるようになります。このLANケーブルをVPNに接続し拠点まで延長します。

拠点のVPNルータの下にLANケーブル対応の電話機を設置し、本社と拠点の間で内線ができること、また拠点から外線電話がかけられるかを点検します。

それらの設定が完了したら、拠点の電話回線を解約します。

当社では、このようなVPN接続を利用して、拠点の外線電話を廃止し、本社の外線電話1本に集約して、電話代のコスト削減をするための工事を承っています。詳細は、企業向けVPN構築・運用支援をご覧ください。